Essa prática tornou-se indispensável nas operações financeiras nos dias de hoje. A maioria dos clientes não paga mais em dinheiro, mas utilizam seu cartão para efetuar o pagamento, seja no débito ou no crédito. A questão hoje é conferir se essas operações foram realizadas de forma correta e os valores foram devidamente pagos pelas operadoras. Segundo estatísticas, mais de 28% das empresas não tem conhecimento desse procedimento e, consequentemente, não o realizam, abarcando prejuízos no final do mês, e cerca de 52 milhões de brasileiros utilizam cartão de débito ou crédito para pagamento de suas contas.
Muitas podem nem sentir no primeiro mês esse ‘calote’, mas a longo prazo, os valores são significativos. Atualmente, a equação é de 3 para 10, ou seja, de cada dez empresas três tem problemas na conciliação dos cartões. Considerado um bicho de sete cabeças para muitos empresários, a conciliação ainda é um processo manual de conferência e que implica em ter um colaborador que saiba certinho como fazer essas verificações. O software automatizado de gestão auxilia e muito na verificação da conciliação, pois já concentra as informações necessárias, tendo que o profissional conferir as correções que precisam ser feitas para, posteriormente, corrigi-las.
A conciliação de cartões nada mais é que um confronto de informações sobre as operações do seu negócio com as dos cartões. Nesse caso, é necessário analisar, principalmente, os valores repassados, as taxas aplicadas se são as negociadas e o valor do aluguel da máquina de cartão se está sendo descontado corretamente. O processo todo contempla três importantes conciliações – das vendas, dos recebimentos e bancária. Confiram cada uma delas:
Conciliação das Vendas
Confronta as transações financeiras registradas do seu negócio com as fornecidas pelas operadoras, em que se confirma se houve divergências nos valores registrados; transação duplicada; quantidade e quais vendas foram canceladas, e quantas vendas não foram confirmadas pelas operadoras, mas registradas no sistema.
Conciliação dos Recebimentos
Depois de confrontar as conciliações das vendas, o próximo passo é conciliar os recebíveis, aqueles valores previstos no fluxo de caixa, com o extrato de pagamento das operadoras. Por meio desse procedimento é possível verificar se cada transação foi recebida ou não; se há divergência de valores recebidos; se as datas previstas para pagamento estão corretas com as datas realizadas; se o valor das vendas canceladas foi aplicado; conferir os chargebacks (contestação de compra); se as taxas cobradas pelas operadoras estão corretas, e controlar e conferir as taxas cobradas na antecipação de crédito.
Conciliação Bancária
Esse último passo consiste em confrontar as informações do relatório das operadoras com o extrato bancário das contas de seu negócio. Assim, é possível conferir se os valores recebidos estão corretos com o informado pelas operadoras, e se recebeu, efetivamente, os valores que a operadora informou ter creditado no relatório.
